Rehber · TerapiSeansım

Psikolojik Danışmanlar İçin Online Randevu Sistemi Rehberi

Neden Online Randevu Sistemi Kullanmalısınız?

Serbest çalışan bir klinik psikolog, psikolojik danışman ya da aile danışmanı olarak zaman yönetimi, danışan iletişimi ve veri güvenliği sizin için kritik konulardır. Geleneksel telefon ve kağıt takibi şu sorunları doğurabilir:

• Habersiz gelmeyen danışanlar – randevu hatırlatması eksikliği, iptal ve yeniden planlama sürecini uzatır.
• Seans notlarının güvenliği – kağıt dosyalar çalınabilir, dijital dosyalar yedeklenmemişse veri kaybı yaşanabilir.
• Düzenli seans planı – haftalık ya da iki haftada bir tekrarlayan randevular manuel olarak takip edilmesi zorlaşır.
• İptal politikası – belirsiz bir iptal prosedürü, hem danışan hem de siz için anlaşmazlıklara yol açabilir.

Online randevu sistemleri bu sorunları tek bir platformda çözerek, hem danışan memnuniyetini artırır hem de sizin iş akışınızı sadeleştirir.

Hazırlık: İhtiyacınızı Belirleyin

İlk adım, sistemde hangi özelliklerin sizin için zorunlu olduğunu netleştirmektir. Aşağıdaki sorulara yanıt vererek bir ihtiyaç listesi oluşturabilirsiniz:

• Randevu sıklığı – haftalık mı, iki haftada bir mi?
• Hatırlatma kanalı – SMS, e‑posta, WhatsApp gibi bir tercih var mı?
• Seans notu yönetimi – notları dijital olarak saklamak ve paylaşmak istiyor musunuz?
• İptal ve no‑show takibi – gelmeyen danışanları işaretlemek ve politika uygulamak istiyor musunuz?
• Veri güvenliği – KVKK kapsamında kişisel sağlık verilerinin nasıl korunması gerektiğini biliyor musunuz?

Bu sorulara net yanıtlar aldığınızda, sistem seçiminde daha bilinçli davranırsınız.

Adım 1: Sistem Seçimi

İhtiyaç listeniz hazır olduğunda, piyasada bulunan çözümleri karşılaştırın. Dikkat etmeniz gereken temel kriterler:

| Kriter | Neden Önemli? | |--------|---------------| | Tekrarlayan randevu | Haftalık ve iki haftada bir randevuların otomatik oluşturulması zaman kazandırır. | | WhatsApp hatırlatma | Danışanların en çok kullandığı platform üzerinden hatırlatma gönderilir, gelmeme riski azalır. | | Seans notu | Notların güvenli bir ortamda saklanması ve gerektiğinde danışanla paylaşılması mümkün olur. | | No‑show işareti | Gelmeyen danışanlar sistemde işaretlenir, iptal politikası uygulanabilir. | | KVKK uyumluluğu | Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olduğundan, sistemin bu verileri şifreli ve yedekli tutması gerekir. |

Bu kriterleri karşılayan bir sistem, günlük iş akışınızı büyük ölçüde kolaylaştırır.

Adım 2: Randevu Ayarlarını Yapılandırma

Seçtiğiniz sistemde aşağıdaki ayarları yapmanız yeterli olacaktır:

• Randevu tiplerini tanımlayın – “Haftalık”, “İki haftada bir” gibi seçenekler oluşturun.
• Çalışma saatlerinizi girin – Danışanların sadece belirlediğiniz zaman diliminde randevu almasını sağlayın.
• Hatırlatma zamanını belirleyin – WhatsApp hatırlatmasını randevudan 24 saat önce gönderecek şekilde ayarlayın.
• İptal ve no‑show kurallarını ekleyin – Sistem içinde “İptal süresi 24 saat” gibi bir kural koyun; bu kuralı ilk görüşmede yazılı olarak danışana iletin.

Bu adımlar, randevu sürecini otomatikleştirirken aynı zamanda danışanla şeffaf bir iletişim kurmanıza yardımcı olur.

Adım 3: Danışan Bilgilendirmesi ve İptal Politikası

İptal politikası, terapötik ilişkinin güvenini korur. İlk görüşmede şu noktaları yazılı olarak paylaşmanız önerilir:

• İptal süresi – Danışanın randevusunu ne kadar önceden iptal etmesi gerektiği.
• Ücretlendirme – İptal süresi içinde yapılan iptallerde ücret alınıp alınmayacağı.
• No‑show – Randevuya gelinmediğinde sistemde nasıl işaretleneceği ve olası sonuçları.

Bu bilgiyi hem fiziksel bir formda hem de online sistemde bir not olarak tutabilirsiniz. Danışan bu kuralları önceden bilir ve beklenmedik durumlarda daha az gerilim yaşanır.

Adım 4: Seans Notlarının Güvenliği

Sağlık verileri KVKV (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” olarak sınıflandırılır. Bu nedenle:

• Şifreli depolama – Seans notları, sistem içinde şifreli bir veri tabanında saklanmalı.
• Erişim kontrolü – Sadece sizin ve gerektiğinde danışanın erişebileceği bir yetkilendirme mekanizması olmalı.
• Yedekleme – Veriler periyodik olarak güvenli bir bulut ortamına yedeklenmelidir.
• Gizlilik bildirimi – Danışana, verilerinin nasıl işlendiği ve korunacağı hakkında açık bir bildirim sunulmalı.

Bu önlemler, hem yasal sorumluluklarınızı yerine getirir hem de danışanların güvenini pekiştirir.

Sık Yapılan Hatalar

| Hata | Açıklama | |------|----------| | Hatırlatma yok | Danışanlar randevularını unutabilir, no‑show oranı artar. | | İptal politikasını yazılı paylaşmamak | Anlaşmazlık riski yükselir, terapötik ilişki zarar görebilir. | | Verileri yerel bilgisayarda tutmak | KVKK ihlali riski ve veri kaybı olasılığı artar. | | Tekrarlayan randevuları manuel oluşturmak | Zaman kaybı ve insan hatası olasılığı yükselir. | | Danışan onayını almadan hatırlatma göndermek | İstenmeyen iletişim olarak algılanabilir, güven kaybına yol açar. |

Bu hatalardan kaçınmak, sistemin verimli çalışmasını ve danışan memnuniyetini artırır.

Sık Sorulan Sorular

1. Online randevu sistemi kurmak teknik bilgi gerektirir mi?

Temel ayarlar genellikle kullanıcı dostu arayüzler üzerinden yapılır. Sistem sağlayıcısının kılavuzlarını takip ederek veya destek ekibiyle iletişime geçerek sorunsuz bir kurulum gerçekleştirebilirsiniz.

2. Danışanların kişisel sağlık verileri nasıl korunur?

Seçtiğiniz sistemin KVKK’ya uygun şifreleme, erişim kontrolü ve yedekleme özellikleri sunması gerekir. Bu konuda sistem sağlayıcısına detaylı bilgi talep edin.

3. WhatsApp hatırlatmaları yasal mı?

WhatsApp üzerinden gönderilen hatırlatmalar, danışanın açık onayı alındıysa ve kişisel veri işleme şartları yerine getirildiyse yasal kabul edilir. Onay sürecini yazılı olarak belgelemeyi unutmayın.

4. İptal politikası ne kadar erken bildirilmelidir?

Genellikle randevu tarihinden en az 24 saat önce bildirilmesi önerilir. Bu süreci ilk görüşmede yazılı olarak paylaşmak, hem sizin hem de danışanın sorumluluklarını netleştirir.

---

TerapiSeansım, haftalık ve iki haftada bir tekrarlayan randevu, güvenli seans notu, WhatsApp hatırlatma ve no‑show işareti gibi özellikleri tek bir platformda sunar. Aylık 890 TL ücretle, danışanlarınızla iletişiminizi ve veri güvenliğinizi profesyonel bir seviyeye taşıyabilirsiniz. Daha detaylı bilgi ve kayıt için https://terapi.seansim.com/?k=seo-terapi adresini ziyaret edebilirsiniz.