Rehber · TerapiSeansım

Psikolojik Danışmanlar İçin Seans Notu Programı

Neden bir seans notu tutma programına ihtiyaç duyarsınız?

Serbest çalışan bir klinik psikolog, psikolojik danışman ya da aile danışmanı olarak, her danışanın geçmişi, seans içeriği ve ilerleme durumu hakkında güvenli bir kayıt tutmanız gerekir. Geleneksel kağıt dosyalar ya da genel amaçlı not defterleri, şu sorunları beraberinde getirebilir:

• Güvenlik riski – Notların birden fazla kişi tarafından erişilebilir olması, KVKK kapsamında kişisel veri ihlali oluşturabilir.
• Zaman kaybı – Seans öncesi ya da sonrası notları elle yazmak, danışanla geçirdiğiniz verimli zamanı azaltır.
• İptal ve gelmeme takibi – Danışanın randevuya gelmediği ya da iptal ettiği durumları manuel olarak izlemek zor ve hataya açıktır.
• İletişim eksikliği – Randevu hatırlatmaları ya da iptal politikası hakkında yazılı bir bildirim olmaması, terapötik ilişkiyi zorlayabilir.

Bu sorunların çözümü, veri güvenliğine uygun, randevu ve not yönetimini tek bir ekranda sunan bir yazılımda yatar.

Temel özellikler ve seçim kriterleri

Bir seans notu programı seçerken aşağıdaki kriterlere dikkat etmeniz faydalı olur:

| Kriter | Açıklama | |--------|----------| | Veri güvenliği | KVKV’nın “özel nitelikli kişisel veri” tanımına uygun şifreleme ve yedekleme. | | Randevu tekrarı | Haftalık ve iki haftada bir gibi sık kullanılan tekrar aralıklarını destekleme. | | Seans notu şablonları | Danışanın kimliği, seans tarihi, kullanılan yöntemler ve ilerleme notları için hazır alanlar. | | Hatırlatma kanalı | WhatsApp gibi yaygın bir platform üzerinden otomatik hatırlatma gönderme. | | Gelmeme işareti | Danışanın randevuya gelmediğini işaretleyerek raporlamada kolaylık. | | İptal politikası yönetimi | İlk görüşmede yazılı olarak paylaşılabilecek şablon ve tarih damgası. | | Maliyet | Tek bir aylık ücret üzerinden sabit bir maliyet. |

Bu özellikler, hem yasal yükümlülükleri yerine getirmenize hem de günlük iş akışınızı hızlandırmanıza yardımcı olur.

TerapiSeansım ile adım adım nasıl başlarsınız

Aşağıda, TerapiSeansım platformunu kullanarak seans notu ve randevu yönetimini nasıl kurabileceğinizi adım adım bulacaksınız. Her adımda ekran görüntüsü gibi detaylar yerine, yapılması gereken işlemleri açıklıyoruz; gerektiğinde platformun destek sayfasına göz atabilirsiniz.

Adım 1: Hesap oluşturma ve temel ayarlar

• Kayıt formunu doldurun – Ad, soyad, e‑posta ve meslek bilgilerinizi girin.
• Şifre belirleyin – En az 8 karakter, büyük harf, rakam ve özel karakter içeren bir şifre seçin.
• KVKK onayı – “Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir” ibaresini okuyup onaylayın. Bu, veri işleme sürecinizin yasal çerçevede olduğunu gösterir.
• Profilinizi tamamlayın – Çalışma saatleriniz, danışan tipiniz (psikolog, psikolojik danışman, aile danışmanı) gibi bilgileri ekleyin.

Adım 2: Randevu takvimini yapılandırma

• Takvim sekmesine girin ve “Yeni Randevu” butonuna tıklayın.
• Tekrarlayan randevu seçeneğini açın. “Haftalık” ya da “İki haftada bir” seçeneklerinden ihtiyacınıza uygun olanı seçin.
• Danışan bilgileri – Ad, soyad, iletişim (e‑posta, telefon) ve KVKK onayı tarihini girin.
• İptal politikası – İlk görüşmede paylaşmak istediğiniz iptal koşullarını “İptal Politikası” alanına yazın. Sistem, bu metni danışana e‑posta olarak otomatik gönderir.
• Hatırlatma ayarı – WhatsApp hatırlatmasını aktif edin; hatırlatma zamanı (ör. 24 saat önce) seçin.

Adım 3: Seans notu oluşturma

• Seans tamamlandı butonuna tıkladıktan sonra “Not Ekle” seçeneği açılır.
• Şablon alanları – Danışan kimliği, seans tarihi, kullanılan teknik, gözlemler ve gelecek plan gibi bölümler doldurulur.
• Gizlilik – Not otomatik olarak şifrelenir ve sadece siz ve yetkilendirdiğiniz kişiler tarafından görüntülenebilir.
• Kaydet ve yedekle – Notu kaydettikten sonra sistem, bulut tabanlı yedekleme yapar; böylece veri kaybı riski azalır.

Adım 4: Gelmeme ve iptal yönetimi

• Randevu takviminde gelmeyen bir danışan için “Gelmedi” işaretini seçin. Bu işaret, aylık raporlamada görünür.
• İptal edilen randevu – Danışan iptal ettiğinde, sistem otomatik olarak bir e‑posta gönderir ve iptal politikasını hatırlatır.
• İptal politikası güncelleme – Gerekirse, “İptal Politikası” metnini düzenleyip kaydedebilirsiniz; yeni metin bir sonraki görüşmede kullanılacaktır.

Sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir

| Hata | Neden oluşur | Çözüm | |------|--------------|-------| | Notların yedeklenmemesi | Bulut yedekleme kapalı bırakılır. | Ayarlar menüsünden “Otomatik Yedekleme” özelliğini aktif edin. | | İptal politikasının sözlü kalması | İlk görüşmede yazılı belge hazırlanmaz. | “İptal Politikası” alanına metni girin ve sistemin otomatik e‑posta gönderimini kullanın. | | WhatsApp hatırlatmasının kapalı olması | Hatırlatma ayarı unutulur. | Randevu oluştururken “Hatırlatma” kutusunu işaretleyin; gerektiğinde takvimden kontrol edin. | | Danışan verilerinin şifresiz saklanması | Şifreleme seçeneği devre dışı bırakılır. | KVKK uyumu için şifreleme zorunludur; platform bu özelliği otomatik sunar, kapatmayın. | | Randevu tekrarını yanlış ayarlamak | Haftalık yerine iki haftada bir seçilir. | Randevu oluştururken “Tekrar” menüsünden doğru periyodu seçtiğinizden emin olun. |

Bu hataları önceden fark etmek, hem yasal sorumluluklarınızı yerine getirmenize hem de danışan memnuniyetini artırmanıza yardımcı olur.

Sık sorulan sorular

1. Seans notlarım KVKK’ya uygun mu?

Evet. TerapiSeansım, sağlık verisini “özel nitelikli kişisel veri” olarak sınıflandırır ve şifreli depolama, erişim kontrolü ve yedekleme gibi KVKK gereksinimlerini karşılar.

2. WhatsApp hatırlatmaları ne kadar önceden gönderilir?

Hatırlatma zamanını 5‑60 dakika, 1‑24 saat gibi aralıklarla belirleyebilirsiniz. Varsayılan ayar 24 saat öncedir, ancak her randevu için ayrı ayrı özelleştirilebilir.

3. Danışan gelmediğinde nasıl rapor alabilirim?

Randevu takviminde “Gelmedi” işaretini koyduğunuzda, sistem aylık bir rapor oluşturur. Bu raporu PDF olarak indirebilir ve dosyalama sisteminize ekleyebilirsiniz.

4. Tek bir aylık ücret dışında ek bir masraf var mı?

TerapiSeansım, aylık 890 TL sabit bir ücret karşılığında tüm temel özellikleri sunar. Ekstra hizmetler (ör. özel entegrasyonlar) için ayrı bir fiyatlandırma söz konusu olabilir; bu durumda doğrudan destek ekibiyle görüşmeniz gerekir.

---

TerapiSeansım, haftalık ve iki haftada bir tekrarlayan randevu, güvenli seans notu, WhatsApp hatırlatma, gelmeme işareti gibi ihtiyaçlarınıza yönelik bir çözüm sunar. Tek bir aylık 890 TL karşılığında, veri güvenliği ve iş akışı yönetimini tek platformda birleştirir. Detaylı bilgi ve kayıt için https://terapi.seansim.com/?k=seo-terapi adresini ziyaret edebilirsiniz.