Rehber · TerapiSeansım

Seans Notlarının Güvenliği ve KVKK Uyumu

Seans Notlarının Güvenliği Neden Önemli?

Klinik psikolog, psikolojik danışman veya aile danışmanı olarak yürüttüğünüz süreçte, danışanlarınızın paylaştığı bilgiler en mahrem verilerdir. Bu veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında "özel nitelikli kişisel veri" olarak tanımlanır. Bu verilerin korunması yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda danışanla kurduğunuz terapötik güven ilişkisinin de temelidir. Danışan, paylaştığı bilgilerin güvende olduğunu bildiğinde kendini daha rahat açabilir.

KVKK Kapsamında Veri Güvenliği

Sağlık verileri, kanun nezdinde yüksek koruma gerektiren veriler arasındadır. Bu verileri işlerken, saklarken veya imha ederken izlemeniz gereken prosedürler bulunur. Eğer bu konuda teknik veya hukuki bir belirsizlik yaşıyorsanız, mutlaka bir hukuk uzmanına veya KVKK uyum danışmanına danışmalısınız. Temel prensip, verinin yetkisiz kişilerin eline geçmesini engellemek ve verinin işlenme amacına uygun süre boyunca saklanmasını sağlamaktır.

Kâğıt Üzerinde Not Tutmak: Güvenlik Stratejileri

Birçok terapist notlarını kâğıt üzerinde tutmayı tercih eder. Bu yöntem, dijital siber saldırı riskini ortadan kaldırsa da fiziksel güvenlik risklerini beraberinde getirir.

• Kilitli Dosya Dolabı: Notlarınızı mutlaka kilitli bir dolapta saklayın. Dolabın anahtarı sadece sizde bulunmalıdır.
• İsimsiz Takip: Kâğıt üzerindeki notlarda danışanın tam ismini kullanmak yerine, sadece sizin anlayabileceğiniz kod isimler veya dosya numaraları kullanabilirsiniz. İsim listesini ve notları ayrı yerlerde tutmak ek bir güvenlik katmanı sağlar.
• İmha Süreci: Görüşme süreci bittikten sonra yasal saklama sürelerini dolduran notları, sadece kâğıt kırpma makineleri kullanarak imha etmelisiniz.

Excel Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dijital ortamda not tutmak için Excel veya benzeri tablo programlarını kullanıyorsanız, şu adımları izlemelisiniz:

• Şifreleme: Dosyalarınızı mutlaka güçlü bir şifre ile koruyun. Sadece "dosya açılış şifresi" değil, mümkünse dosyanın içeriğini de şifreleyen yöntemler kullanın.
• Yerel Depolama: Verilerinizi bulut tabanlı, genel erişime açık sistemlerde (güvenlik ayarları yapılandırılmamış ücretsiz sürücüler gibi) tutmayın. Bilgisayarınızın sabit diskinde, şifreli bir klasörde saklamak daha güvenli olabilir.
• Yedekleme: Veri kaybını önlemek için yedekleme yaparken, yedeklerin de ana dosya kadar güvenli olduğundan emin olun. Şifrelenmemiş bir yedekleme diski, tüm verilerinizin ifşa olmasına neden olabilir.

İptal Politikası ve Terapötik İlişki

Danışanların haber vermeden gelmemesi, hem zaman yönetimi hem de gelir akışı açısından zorlayıcıdır. Ancak iptal politikasını bir "ceza" gibi değil, bir "çerçeve" olarak sunmak ilişkiyi korur.

• Yazılı Bilgilendirme: İptal politikanızı (örneğin; 24 saat öncesine kadar haber verilmesi gerektiği) mutlaka ilk görüşmede yazılı olarak paylaşın.
• Sözleşme Niteliği: Bu politikayı danışana yazılı olarak imzalatmak veya onaylatmak, ileride yaşanabilecek anlaşmazlıkları profesyonel bir düzlemde çözmenizi sağlar. Bu sınır, terapötik çerçeveyi güçlendirir ve danışana sürecin ciddiyetini hatırlatır.

Sık Yapılan Hatalar

• Ortak Bilgisayar Kullanımı: Ofiste kullanılan ortak bir bilgisayarda şifresiz oturum açmak veya notları masaüstünde bırakmak.
• WhatsApp Üzerinden Not Paylaşımı: Danışanla ilgili hassas bilgileri WhatsApp üzerinden yazışarak paylaşmak veya notları bu uygulama üzerinden göndermek.
• Yedekleri Güvensiz Yerlerde Tutmak: Şifresiz USB belleklerde veya e-posta taslaklarında not saklamak.
• KVKK Aydınlatma Metni Eksikliği: Danışanlara verilerinin nasıl işleneceğine dair aydınlatma metni sunmamak.

Sık Sorulan Sorular

1. Seans notlarını dijital ortamda tutmak yasal mı? Evet, ancak verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almanız şarttır. Verilerin şifrelenmesi ve yetkisiz erişime kapatılması bu tedbirlerin başında gelir.

2. Danışan iptal politikasını kabul etmezse ne yapmalıyım? İptal politikası, profesyonel sınırlarınızın bir parçasıdır. Bunu ilk görüşmede net bir şekilde açıklamak, terapötik ilişkinin sınırlarını belirler. Kabul etmeyen danışanla çalışıp çalışmama kararını etik ilkeleriniz doğrultusunda siz vermelisiniz.

3. Üçüncü taraf bir yazılım kullanırken nelere dikkat etmeliyim? Kullandığınız yazılımın verilerinizi nerede sakladığına, şifreleme yöntemlerine ve veri yedekleme politikalarına dikkat etmelisiniz. Yazılım sağlayıcısının KVKK uyumuna dair taahhütlerini incelemelisiniz.

4. Kâğıt notları ne kadar süre saklamalıyım? Kişisel verilerin saklanma süresi, verinin işlenme amacına ve mevzuata göre değişiklik gösterir. Bu konuda net bir süre bilgisi için bir hukuk uzmanına danışmanız en doğrusudur.

Süreçlerinizi Otomatize Edin

Danışanlarınızla olan randevu trafiğini yönetmek, seans notlarınızı güvenli bir ortamda tutmak, iptal politikalarınızı hatırlatmak ve "gelmedi" durumlarını takip etmek için dijital çözümlerden yararlanabilirsiniz. Haftalık veya iki haftada bir tekrarlayan randevuları kolayca planlamak, WhatsApp üzerinden otomatik hatırlatmalar göndererek gelmeyen danışan oranını düşürmek ve tüm notlarınızı tek bir güvenli alanda düzenli tutmak isterseniz https://terapi.seansim.com/?k=seo-terapi adresindeki Solo paketimizi inceleyebilirsiniz. Aylık 890 TL ile tüm bu iş yükünü profesyonelce yönetebilirsiniz.